AVISOS DE PRIVACIDAD

Finalidad: Gestionar la atención al público, el registro y derivación de trámites, así como la recepción de documentación física y digital. Coordinar los procesos de comunicación interna y externa, fortalecer la imagen institucional y garantizar el acceso a información pública relevante y oportuna.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), Ley Orgánica de Educación Superior (LOES), Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP), y demás normativa institucional aplicable vigente

Datos tratados:

• • Datos de identificación: nombres, apellidos, número de cédula o pasaporte, firma.
  • Datos de contacto: dirección domiciliaria, número telefónico, correo electrónico (personal e institucional).
  • Datos administrativos e institucionales: nombres de entidades u organizaciones de procedencia, cargos, funciones, áreas de trabajo.
  • Datos contenidos en comunicaciones: contenido de oficios, cartas, memorandos, correos electrónicos, mensajes internos, solicitudes o formularios.
  • Datos visuales o audiovisuales: registros de cámaras de videovigilancia en áreas de recepción y eventos institucionales (cuando corresponda y conforme al principio de minimización).
  • Metadatos y trazabilidad: fecha y hora de recepción, remitente, canal utilizado, estado del trámite, tipo de documento y destino del mismo.
  • Datos relacionados con pedidos de información pública

Conservación: Conforme a los plazos legales de retención documental y de atención ciudadana, en cumplimiento de lo dispuesto por la normativa archivística y las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Finalidad: Planificar, coordinar, supervisar y optimizar los procesos académicos institucionales, garantizando su articulación con los objetivos estratégicos del ITSQMET y con la normativa vigente del Sistema de Educación Superior. Esta unidad vela por la eficiencia, pertinencia y calidad de las actividades relacionadas con la gestión curricular, colectivos docentes, capacitaciones docentes promoviendo una cultura de mejora continua y excelencia educativa.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Reglamento de Régimen Académico (RRA); Normativa del Consejo de Educación Superior (CES). Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• • Datos de identificación y contacto (nombre completo, número de cédula/pasaporte, correo electrónico, teléfono, dirección)
  • Información académica (nivel de formación, títulos obtenidos, asignaturas impartidas o inscritas, carga horaria)
  • Datos laborales (tipo de contrato, régimen laboral, cargo, funciones, evaluaciones de desempeño, horas de docencia)
  • Datos de participación en capacitaciones internas y externas (asistencia, calificaciones, certificados obtenidos)
  • Información institucional relacionada con planes de estudio, planificación académica, y estructuras curriculares

Conservación: Durante toda la permanencia del estudiante en la institución y hasta 5 años después de su egreso o retiro, conforme a la normativa de archivo institucional.

Finalidad: Gestionar, promover y difundir proyectos de investigación básica y aplicada; coordinar la publicación de artículos, libros y demás productos académicos; así como fomentar la generación de nuevo conocimiento e innovación institucional, en concordancia con los objetivos estratégicos del ITSQMET y la normativa vigente en materia de educación superior e investigación.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Código Orgánico de la Economía Social de los Conocimientos; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Lineamientos del CES y CACES; Ley de Propiedad Intelectual; Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• • Datos de identificación y contacto de estudiantes e investigadores (nombre, cédula, correo electrónico, teléfono)
  • Trayectoria académica y laboral
  • Propuestas de investigación y sus evaluaciones
  • Registros de publicaciones, patentes y propiedad intelectual
  • Información de participantes y beneficiarios de proyectos
  • Datos administrativos y contractuales asociados a convenios o fondos
  • Fotografías, audios y videos captados durante actividades

Conservación: Durante la vigencia del proyecto o convenio y por hasta 5 años tras su finalización; posteriormente serán anonimizados o destruidos, salvo normativa que indique lo contrario.

Finalidad: Coordinar, implementar y supervisar los procesos de titulación en sus distintas modalidades, garantizando el cumplimiento de los requisitos académicos y normativos establecidos para la obtención del título. Asimismo, esta unidad realiza el seguimiento a los indicadores de eficiencia terminal, promoviendo estrategias institucionales que favorezcan la culminación oportuna de los estudios por parte de los estudiantes, en concordancia con los estándares de calidad del Sistema de Educación Superior.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Reglamento de Régimen Académico (RAA); Normativa del Consejo de Educación Superior (CES). Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• • Datos de identificación y contacto (nombre, cédula, teléfono, correo, dirección)
  • Información académica (calificaciones, récord académico, modalidad de titulación)
  • Informes de titulación, sustentaciones, calificaciones, actas
  • Datos laborales y socioeconómicos cuando son parte de estudios de seguimiento o informes
  • Fotografías, audios y videos captados durante actividades

Conservación: Por un mínimo de 10 años desde la obtención del título, conforme a lo estipulado por el archivo académico nacional.

Finalidad: Diseñar, ejecutar y evaluar estrategias de seguimiento a egresados y graduados, con el fin de recabar información relevante sobre su inserción laboral, desempeño profesional y necesidades de formación continua. Además, gestiona la Bolsa de Empleo institucional, articulando oportunidades laborales con el sector productivo y promoviendo la vinculación efectiva entre la formación académica y el mercado laboral, en coherencia con los principios de pertinencia, calidad y mejora continua del ITSQMET.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• • Datos de identificación y contacto (nombre, cédula, correo electrónico, dirección, teléfono)
  • Trayectoria académica (carrera, modalidad, período de estudios)
  • Información laboral actual e histórica (cargo, empleador, tiempo de permanencia)
  • Encuestas de empleabilidad, niveles de ingreso, condiciones laborales
  • Datos sociodemográficos (edad, género, ubicación geográfica, necesidades de formación continua)
  • Fotografías, audios y videos captados durante actividades

Conservación: Hasta 5 años luego de la última interacción con la institución, conforme a la política de vinculación.

Finalidad: Diseñar, actualizar y evaluar los componentes curriculares de los programas académicos del ITSQMET, garantizando su alineación con los perfiles de egreso, las necesidades del entorno productivo y los estándares del Sistema de Educación Superior. Además, esta unidad coordina la formación, seguimiento y evaluación del desempeño docente, promoviendo prácticas pedagógicas innovadoras, inclusivas y centradas en el aprendizaje, en el marco del aseguramiento continuo de la calidad educativa institucional.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Normativas de Aseguramiento de Calidad; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• • Datos personales y profesionales de docentes (identificación, contacto, formación académica, certificaciones, experiencia)
  • Resultados de evaluaciones internas y externas
  • Planificaciones curriculares, contenidos y metodologías utilizadas
  • Evidencias de innovación pedagógica, tutorías y actividades extracurriculares lideradas

Conservación: Por el tiempo que dure la relación contractual y hasta 5 años después, con fines de auditoría educativa.

Finalidad: Planificar, coordinar, ejecutar y evaluar proyectos de vinculación con la comunidad, articulando la participación activa de estudiantes, docentes, personal administrativo y actores sociales externos, con el fin de generar impactos positivos en el entorno y fortalecer el compromiso ético, la responsabilidad social y la formación integral. Esta unidad gestiona alianzas estratégicas, convenios de cooperación interinstitucional, diagnósticos territoriales, y reportes de impacto, fomentando la interacción académica con sectores vulnerables, productivos y comunitarios. Además, coordina actividades de aprendizaje-servicio, prácticas comunitarias, eventos de extensión, programas de capacitación y actividades que promueven el desarrollo local y la transformación social.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); lineamientos del CES y CACES; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• • Datos de identificación y contacto de participantes (nombre, cédula, teléfono, dirección, correo)
  • Datos académicos, laborales y de participación en proyectos
  • Información demográfica, social y económica de comunidades beneficiarias
  • Datos sensibles voluntariamente proporcionados (estado de salud, condiciones de vulnerabilidad) cuando la intervención lo requiera
  • Fotografías, audios y videos captados durante actividades

Conservación: Los datos se conservarán durante la ejecución del proyecto de vinculación y por un período adicional mínimo de cinco (5) años, de acuerdo con las disposiciones del CES y los lineamientos institucionales. Posteriormente, serán anonimizados o eliminados, salvo que exista base legal para su conservación.

Finalidad: Diseñar, ejecutar y supervisar estrategias, programas y servicios orientados a mejorar la vivencia académica, social y profesional del estudiante a lo largo de su trayectoria educativa. Esto incluye la gestión seguimiento académico personalizado, actividades extracurriculares, servicios de inclusión, tutorías, encuestas de satisfacción y procesos de atención de quejas, reclamos o sugerencias.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Reglamento de Régimen Académico; Código de Ética Institucional; Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• • Datos de identificación y contacto (nombre, cédula, correo electrónico, teléfono, dirección, etc.)
  • Datos académicos (calificaciones, asistencias, matrícula, historial académico)
  • Datos de acceso a servicios institucionales (uso de biblioteca, plataformas, tutorías, etc.)
  • Datos relacionados con participación en actividades extracurriculares, eventos, encuestas.
  • Registros de acompañamiento o atención individualizada

Conservación: Los datos serán conservados durante el tiempo que el estudiante mantenga vínculo con la institución y hasta por 5 años después de la desvinculación, o más si así lo exige la normativa aplicable o los fines de trazabilidad institucional.

Finalidad: Planificar, coordinar, gestionar y dar seguimiento a las prácticas preprofesionales de los estudiantes, en articulación con el sector productivo, institucional y comunitario. La unidad facilita convenios, asignación de plazas, procesos de postulación, acompañamiento académico y administrativo, y evaluación de resultados. Además, promueve el desarrollo de competencias profesionales, la aplicación de conocimientos en contextos reales, la vinculación temprana con el entorno laboral y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa académica y legal vigente.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Reglamento de Régimen Académico (RAA); Normativa SENESCYT sobre prácticas preprofesionales; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos de identificación (nombre, cédula, fecha de nacimiento)
• Datos de contacto (correo institucional, correo personal, teléfono, dirección)
• Datos académicos (carrera, nivel, historial académico, promedio, matrícula)
• Datos relacionados con la práctica (empresa/institución asignada, funciones, horarios, tutor asignado, informes de avance y evaluación)
• Datos administrativos (documentación habilitante, convenios)
• Registros de seguimiento, desempeño y retroalimentación
• Fotografías, audios y videos captados durante actividades

Conservación: Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación académica del estudiante y hasta por 10 años después de la culminación de la práctica preprofesional, o más si lo exige la normativa vigente o los fines institucionales de trazabilidad y mejora continua.

Finalidad: Diseñar, coordinar y ejecutar programas de acompañamiento integral que promuevan el bienestar psicológico, emocional, físico, social y cultural del estudiante, fortaleciendo su desarrollo personal, académico y profesional. La unidad implementa acciones de prevención, intervención, monitoreo, derivación y seguimiento continuo, orientadas a garantizar condiciones de inclusión, permanencia, equidad y calidad de vida estudiantil. También brinda apoyo individual o grupal, gestiona programas de salud, nutrición, actividad física, convivencia, asesoría psicoeducativa, programas de becas y ayudas estudiantiles.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Reglamento de Régimen Académico´(RRA); Protocolos institucionales del ITSQMET; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos de identificación y contacto (nombre, cédula, teléfono, correo, dirección)
• Datos académicos (carrera, nivel, rendimiento, historial académico)
• Datos socioeconómicos y familiares (para gestión de ayudas, becas, intervenciones prioritarias)
• Datos de salud (física y mental, únicamente con fines de apoyo o intervención autorizada)
• Datos de participación en programas de bienestar, actividades extracurriculares, talleres y seguimiento psicológico o emocional
• Datos administrativos relacionados con el acceso a servicios institucionales, becas, o derivaciones
• Fotografías, audios y videos captados durante actividades

Conservación: Los datos se conservarán mientras se mantenga el vínculo del estudiante con el ITSQMET y hasta por 5 años posteriores, o más si la normativa o los fines de trazabilidad institucional lo exigen, especialmente en registros que impliquen intervenciones psicoeducativas, sociales o sanitarias.

Finalidad: Fomentar, coordinar y gestionar procesos de transferencia de conocimientos, tecnologías y resultados de investigación hacia los sectores productivo, social y académico, promoviendo la innovación, el emprendimiento y la vinculación con el entorno. Esta unidad impulsa la apropiación social del conocimiento y facilita la colaboración interinstitucional para la generación de soluciones tecnológicas que aporten al desarrollo local, regional y nacional.

Datos tratados:

• Datos de identificación y contacto de investigadores, aliados estratégicos y beneficiarios.
• Información sobre proyectos, resultados de investigación, tecnologías desarrolladas, patentes y convenios de colaboración.
• Datos financieros, técnicos y administrativos relacionados con procesos de transferencia o licenciamiento.

Conservación:
Los datos serán conservados durante el tiempo que dure la ejecución del proyecto o convenio respectivo y hasta cinco (5) años después de su finalización, conforme a los plazos establecidos por la normativa de propiedad intelectual, educación superior y los acuerdos contractuales vigentes. Posteriormente, serán eliminados o anonimizados, salvo que exista una obligación legal o justificativo de interés público que requiera su conservación.

Finalidad: Gestionar el proceso de inscripción y admisión de aspirantes a las carreras del ITSQMET. Evaluar requisitos, dar seguimiento a aspirantes e integrar su información al sistema académico institucional, y registro en el CRM.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad (cédula, pasaporte u otro), fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.
• Datos de contacto: dirección domiciliaria, dirección electrónica (correo personal e institucional), número de teléfono fijo y celular
• Datos académicos: institución de procedencia, título de bachiller, notas, certificados de estudios, modalidad de titulación, especialización, ocupación
• Datos demográficos: género, estado civil, pertenencia a grupos de atención prioritaria o poblaciones vulnerables (autoidentificación)
• Datos administrativos y del proceso: modalidad de ingreso, formularios de registro, número de ID generado en SISACAD y CRM
• Documentos de respaldo: copias de cédula o pasaporte, certificado de votación, acta de grado, fotografías, formularios digitales, declaración juramentada (si aplica), certificados de discapacidad u otros documentos solicitados según convocatoria.

Conservación: Hasta 5 años después del cierre del proceso de admisión respectivo, tanto para aspirantes admitidos como no admitidos, o En caso de no ingreso al ITSQMET, hasta 1 año contado desde la fecha de cierre del proceso en el que el aspirante participó (CRM)

Finalidad: Planificar, ejecutar y supervisar estrategias de comunicación institucional, publicidad y posicionamiento de marca del ITSQMET, orientadas a la captación de aspirantes, la fidelización de estudiantes y la promoción de servicios académicos y administrativos. Incluye la gestión de campañas en medios digitales y tradicionales, el manejo de redes sociales, la producción de contenidos institucionales (fotografía, video, diseño gráfico), así como el análisis de métricas de alcance, interacción y conversión. También se encarga de la recopilación de testimonios, encuestas de percepción y otros datos que fortalezcan la imagen institucional y la toma de decisiones comunicacionales.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP). Ley Orgánica de Educación Superior (LOES). Normativa del Consejo de Educación Superior (CES). Normativa Interna Institucional

Datos tratados:

• Datos de identificación (nombres, apellidos, cédula o pasaporte).
• Datos de contacto (correo electrónico, teléfono, dirección).
• Imágenes, audios y videos con fines institucionales.
• Opiniones, testimonios, formularios de encuestas, preferencias de comunicación.
• Datos de navegación o interacción en plataformas web o redes sociales (cookies, IP, geolocalización, comportamiento digital).
• Datos académicos básicos en campañas orientadas a estudiantes activos o egresados.

Conservación: Durante el tiempo necesario para cumplir con los fines de comunicación institucional y hasta por 5 años posteriores al último contacto, participación o interacción registrada, conforme a las políticas de archivo institucional y protección de datos personales.

Finalidad: Coordinar, ejecutar y evaluar procesos de cooperación técnica, académica y científica con instituciones nacionales e internacionales; administrar convenios y alianzas estratégicas; facilitar la movilidad estudiantil y docente; y fortalecer la presencia institucional en redes de educación superior.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Normativa de Cooperación Internacional; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos identificativos: nombres, apellidos, número de cédula/pasaporte, nacionalidad, firma digital o manuscrita.
• Datos de contacto: correo electrónico institucional y personal, número de teléfono fijo y móvil, dirección institucional.
• Datos académicos: títulos obtenidos, registros de formación continua, experiencia en docencia e investigación, publicaciones académicas.
• Datos laborales y profesionales: cargo, institución de procedencia, hoja de vida institucional, funciones, experiencia profesional relevante.
• Datos de movilidad o participación: fechas y condiciones de movilidad o intercambio, actividades realizadas, resultados obtenidos, informes de participación, certificaciones.
• Datos de convenios: información de los firmantes, compromisos institucionales, cronograma y resultados de ejecución.
• Datos de terceros vinculados: en caso de proyectos con beneficiarios, colaboradores o entidades asociadas, se podrá tratar la información necesaria para la ejecución de los fines del convenio (previa justificación legal y documental).
• Datos técnicos o institucionales: logos, cartas de intención, actas, minutas, certificados, informes, documentación técnica del convenio.
• Fotografías, audios y videos captados durante actividades

Conservación: Según lo establecido en los convenios suscritos y normativa vigente, hasta 10 años después de la finalización del acuerdo.

Finalidad: Supervisar y coordinar el desarrollo académico de las carreras técnicas y tecnológicas ofertadas por el ITSQMET, garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad, pertinencia y articulación curricular establecidos por el Sistema de Educación Superior. Esto incluye la planificación de la malla curricular, la programación académica, el seguimiento al perfil de egreso, la evaluación de la carga horaria docente y el aseguramiento del cumplimiento de los requisitos para la acreditación y evaluación de programas académicos.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Reglamentos del CES y CACES; Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos personales de estudiantes: nombres, cédula, matrícula, correo institucional, carrera y modalidad, horario, ciclo académico.
• Datos académicos: historial de materias, asistencias, calificaciones, convalidaciones, prácticas, tutorías y seguimiento académico.
• Datos de docentes: cédula, nombre, título, área académica, carga horaria, evaluación docente, planificación, CV actualizado, contratos o actas de asignación.
• Datos de evaluación: resultados de evaluación institucional, informes de seguimiento o alerta temprana

Conservación: Durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones académicas y legales, y hasta por 10 años después del cierre del expediente académico o del proceso respectivo

Finalidad: Administrar y custodiar los registros académicos institucionales, incluyendo matrícula, actas, calificaciones, certificados, títulos, convalidaciones y otros documentos académicos de estudiantes y docentes. Facilitar trámites académicos y garantizar la integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información registrada.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Reglamento de Régimen Académico; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos identificativos: nombres completos, cédula/pasaporte, número de matrícula, correo institucional.
• Datos académicos completos: récord académico, actas, certificados de matrícula, constancias de estudios, títulos obtenidos, solicitudes de convalidación, reingresos o retiros, solicitudes de servicios académicos.
• Datos legales: poder o autorización de terceros para retiro o trámites, documentos de tutela, legalizaciones.

Conservación: Según normativa del Sistema de Educación Superior, mínimo 15 años o el plazo establecido para la custodia de archivos académicos oficiales.

Finalidad: Ejecutar la gestión contable, financiera y tributaria del ITSQMET, garantizando la transparencia, el cumplimiento de las obligaciones fiscales, la elaboración de estados financieros y la correcta administración de los recursos institucionales.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Código Orgánico Tributario; Normas contables aplicables al sector educativo; Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Identificación: nombres, cédula, RUC si corresponde.
• Financieros: estado de cuenta del estudiante, valores por matrícula, colegiatura, saldos, pagos, descuentos aplicados, medios de pago.
• Administrativos: facturas, órdenes de pago, comprobantes electrónicos, notas de crédito/débito, retenciones.
• Datos de terceros: información de proveedores y contratistas (RUC, nombre comercial, tipo de servicio, cuentas bancarias institucionales para transferencias).

Conservación: Por lo menos 7 años, conforme a lo establecido por el SRI y la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

Finalidad: Gestionar de forma integral los procesos relacionados con la administración del talento humano del ITSQMET, incluyendo la planificación, reclutamiento, selección, contratación, inducción, administración de nómina, contratación por servicios profesionales, control de asistencia, beneficios laborales, capacitación, evaluación del desempeño, promoción, sanción y desvinculación del personal. Además, esta unidad vela por el cumplimiento de las obligaciones legales, laborales y contractuales, así como por la implementación de políticas institucionales de bienestar y desarrollo profesional del talento humano.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Código del Trabajo; Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP), en su caso; normativa del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS); Ministerio de Trabajo (SUT-Sistema Único de Trabajo; Sistema Salarial MDT; Código Orgánico Tributario; Normativa Interna Institucional y demás normativa laboral, contractual y educativa aplicable.

Datos tratados:

• Datos de identificación (nombres, apellidos, cédula, firma, fotografía)
• Datos de contacto (correo electrónico, dirección, teléfono, emergencia)
• Datos académicos y profesionales (títulos, certificados, capacitaciones, experiencia laboral)
• Datos laborales (tipo de contrato, cargo, funciones, horarios, evaluaciones, licencias, sanciones, desvinculación)
• Datos económicos y bancarios (número de cuenta, ingresos, descuentos, rol de pagos, aportes)
• Datos biométricos y de control de asistencia (huella, registros de ingreso/salida)
• Documentación legal y habilitante (referencias, certificados médicos, antecedentes penales, entre otros)

Conservación: Los datos serán conservados mientras se mantenga vigente la relación laboral y por un período de hasta 15 años posteriores a su terminación, conforme a los plazos establecidos por la normativa laboral, tributaria, previsional y de control gubernamental, o por más tiempo si fuera necesario para el ejercicio de derechos o defensa institucional.

Finalidad: Gestionar los procesos de cobro, pagos, emisión de reportes financieros, administración de obligaciones económicas y recuperación de cartera de estudiantes y otros usuarios institucionales.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); normativa tributaria y financiera nacional; Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos de identificación: cédula, nombres y apellidos
• Datos académicos vinculados a obligaciones: carrera, modalidad, ciclo, estado de matrícula, periodo académico
• Financieros: cronogramas de pagos, valores pendientes, reportes de morosidad, historial de pagos, convenios de pago, datos del representante económico.
• Contacto: teléfono, correo electrónico, dirección de contacto del estudiante y su representante.

Conservación: Mínimo 10 años o el tiempo requerido por las entidades de control financiero y tributario.

Finalidad: Emitir, registrar y gestionar facturas y comprobantes electrónicos por los servicios académicos, administrativos o complementarios ofrecidos por el ITSQMET, conforme a la normativa tributaria vigente.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Código Orgánico Tributario; Resoluciones del SRI; Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Identificación tributaria: cédula, RUC, razón social si aplica.
• Datos de facturación: nombre, dirección fiscal, correo electrónico, detalle del servicio facturado, fecha de emisión.
• Medios de pago: tipo de transacción, cuenta origen (en caso de transferencias), referencias bancarias, comprobantes de pago.
• Representantes: datos del padre/madre o tutor económico.

Conservación: Mínimo 10 años, de acuerdo con lo requerido por la autoridad tributaria.

Finalidad: Brindar servicios bibliográficos, de préstamo y consulta de recursos académicos físicos y digitales; registrar usuarios, gestionar la circulación de materiales, emitir reportes y apoyar la formación académica e investigativa de la comunidad institucional.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Identificación de usuario: cédula, matrícula, nombre completo, carrera, ciclo.
• Historial de uso: libros consultados, fechas de préstamo y devolución, reportes de mora, sanciones por retraso o pérdida.
• Contacto: correo institucional, teléfono, dirección.
• Preferencias de búsqueda: historial de búsqueda digital, temáticas más consultadas, formularios de solicitud.

Conservación: Hasta 3 años después del último registro de actividad del usuario o hasta la devolución de todos los materiales en préstamo.

Finalidad: Planificar, coordinar y monitorear los procesos administrativos institucionales, asegurando su alineación con los objetivos estratégicos del ITSQMET, la normativa interna y la mejora continua. Incluye la gestión documental, control de procesos, optimización de recursos y cumplimiento de estándares de calidad administrativa.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); ISO 21001: 2018; Normas Técnicas del CACES; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos laborales (internos): nombre, cargo, unidad a la que pertenece, funciones, evaluaciones de desempeño, horas trabajadas.
• Administrativos: procesos gestionados, indicadores de calidad, registros de cumplimiento, cronogramas institucionales.
• Datos personales indirectos: nombres de responsables de tareas o flujos de trabajo.

Conservación: Según las políticas de gestión documental y los plazos definidos por la Contraloría General del Estado y archivos institucionales.

Finalidad: Prevenir, mitigar y controlar riesgos laborales mediante la implementación de políticas, programas y protocolos de seguridad y salud ocupacional dirigidos al personal administrativo, estudiantes y docentes. Esta unidad realiza evaluaciones de riesgo, gestión de incidentes, capacitaciones y seguimientos médicos cuando corresponda.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); de Seguridad y Salud en el Trabajo; normativa del Ministerio de Trabajo; Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Identificación: nombres, cédula, cargo (en caso de colaboradores), ciclo (en caso de estudiantes).
• Datos de salud: antecedentes médicos relevantes, certificados médicos, historia clínica ocupacional, resultados de evaluaciones médicas, registros de accidentes o incidentes laborales, tipo de discapacidad (si aplica)
• Laborales: puesto de trabajo, tiempo de permanencia, riesgos asociados.
• Contacto de emergencia: nombre y número de un familiar o responsable en caso de accidente.

Conservación: Según normativa laboral y de salud ocupacional, por un período mínimo de 10 años después de finalizadas las relaciones laborales o la atención.

Finalidad: Diseñar, implementar y mantener sistemas informáticos institucionales que soporten los procesos académicos, administrativos y de servicios, asegurando la integridad, disponibilidad y seguridad de los datos. Incluye la administración de plataformas, desarrollo de software, gestión de accesos y soporte técnico.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); normativa técnica sobre seguridad de la información; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Datos de autenticación: usuario, contraseña (hash), tokens de acceso, historial de login, IP.
• Datos de navegación: uso de sistemas internos (plataformas académicas, financieras, administrativas), tiempos de sesión, módulos visitados.
• Datos personales transaccionales: datos académicos, administrativos o laborales tratados dentro de los sistemas.
• Soporte técnico: historial de tickets, solicitudes de soporte, mensajes de error y resolución.

Conservación: Según la política institucional de seguridad informática, durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las funciones de los sistemas, y hasta 5 años después de la baja del usuario o el cierre del sistema.

Finalidad: Gestionar, mantener y optimizar la infraestructura tecnológica y los sistemas de información institucionales, asegurando la disponibilidad, seguridad, continuidad operativa y eficiencia de los servicios digitales. Se incluye el soporte técnico a usuarios, administración de plataformas institucionales, control de accesos tecnológicos, monitoreo de redes, y prevención de incidentes informáticos.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES), normas de ciberseguridad y demás normativa técnica aplicable; Normativa del Consejo de Educación Superior (CES); Normativa Interna Institucional.

Datos tratados:

• Identificativos: nombres y apellidos, número de cédula o pasaporte, correo institucional.
• Credenciales de acceso: nombres de usuario, contraseñas (almacenadas en formato seguro), tokens de autenticación.
• Datos de contacto: número de teléfono institucional o de emergencia para soporte.
• Registros de actividad (logs): fecha y hora de acceso a sistemas, direcciones IP, ubicación aproximada, dispositivos utilizados, historial de inicio de sesión, sesiones activas e inactivas.
• Metadatos técnicos: tipo de navegador, sistema operativo, actividad dentro de las plataformas (clics, descargas, errores), uso de redes internas (consumo, accesos, tiempos).
• Soporte técnico: historial de tickets, incidencias, reportes técnicos, archivos adjuntos, registros de atención personalizada.
• Control de accesos tecnológicos: permisos otorgados, nivel de acceso a sistemas, control de restricciones o bloqueos.
• Grabaciones de videovigilancia o registro de actividades en salas de sistemas (si aplica).

Conservación: Durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades mencionadas, garantizando trazabilidad y auditoría conforme a la normativa técnica y de protección de datos vigente.

Finalidad: Coordinar el ciclo de vida documental institucional, desde la producción, registro, clasificación, conservación, préstamo y disposición final de los documentos físicos y digitales, así como gestionar el control y abastecimiento de suministros institucionales. Garantiza la trazabilidad y acceso seguro a la documentación generada por el ITSQMET.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); normativa del Sistema Nacional de Archivos del Ecuador (ARCSA); Norma ISO 15489; Norma ISO 9001 2015; Normativa Interna Institucional y demás normas aplicables.

Datos tratados:

• Identificativos en documentos: nombres completos, número de cédula o pasaporte, firma, número de matrícula, RUC en caso de terceros proveedores.
• Datos académicos: calificaciones, títulos, actas, certificados, registros de matrícula, solicitudes y trámites académicos.
• Datos laborales: contratos, nombramientos, hojas de vida, evaluaciones, sanciones, solicitudes de permisos, licencias.
• Datos administrativos: facturas, convenios, informes, actas, oficios, comunicaciones institucionales.
• Datos de contacto: correos, teléfonos y direcciones registrados en documentos físicos o electrónicos.
• Datos logísticos: registros de entrega/recepción de suministros a funcionarios, control de firmas, fechas de entrega, custodios responsables.
• Datos sensibles (si constan en documentos): información médica, discapacidad, condición económica o social, según la documentación que ingresa al archivo.
• Metadatos documentales: códigos de clasificación, fechas de ingreso, estado del documento, tipo documental, tabla de retención aplicada.

Conservación: Conforme a las tablas de retención documental institucional, cronogramas de eliminación o conservación permanente, y según lo previsto en la normativa archivística y de protección de datos.

Finalidad: Administrar, supervisar y mantener los bienes muebles e inmuebles del Instituto, así como los inventarios institucionales, asegurando su correcto uso, disponibilidad y conservación. Incluye el levantamiento, control y actualización de activos, así como la gestión de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP); Normativa Interna Institucional; Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y normativa técnica de bienes públicos.

Datos tratados:

• Identificativos mínimos: nombres y apellidos, número de cédula institucional (solo en relación con la administración o uso de bienes).
• Datos de asignación de bienes: registros de entrega y recepción de mobiliario, fichas de inventario firmadas, relación de activos bajo responsabilidad del colaborador.
• Datos de inspección: registros fotográficos o videográficos de instalaciones, oficinas, laboratorios, y demás espacios físicos que puedan implicar la presencia de personas.
• Datos de ubicación funcional: asignación de espacios de trabajo, aulas, oficinas o áreas bajo custodia.
• Datos administrativos de trazabilidad: cronogramas de mantenimiento, reportes de novedades, solicitudes de intervención, historial de intervenciones técnicas.
• Datos de proveedores o técnicos: nombre del responsable de mantenimiento, empresa contratada, RUC, contacto, evidencia documental de visitas técnicas o entregas.
• Soportes documentales asociados: formularios firmados, actas de entrega/recepción, autorizaciones para intervención en instalaciones.

Conservación: Según las políticas institucionales de control de activos, normativa de auditoría pública y disposiciones del ente rector sobre bienes del sector público.

Finalidad: Gestionar y supervisar el funcionamiento operativo de la infraestructura física del ITSQMET, así como de los servicios generales institucionales, con el objetivo de garantizar un entorno adecuado, seguro, funcional y accesible para el desarrollo de las actividades académicas, administrativas y estudiantiles. Esto incluye la planificación, mantenimiento, adecuación y control de espacios, servicios de limpieza, seguridad física, apoyo logístico para eventos, así como el control de acceso a instalaciones.

Base legal: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP); Ley Orgánica de Educación Superior (LOES); Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; Normas INEN aplicables a infraestructura educativa; Normativa Interna Institucional.

 Datos tratados:

• Datos personales identificativos: nombres, apellidos, número de cédula, rol institucional.
• Registros de ingreso y salida a las instalaciones (bitácoras, hojas de control).
• Datos de contacto institucionales (correo, teléfono, dependencia).
• Imágenes y registros videográficos tomados por cámaras de videovigilancia en áreas comunes.
• Datos relacionados a reportes de mantenimiento, solicitudes de servicios generales y asignación de espacios físicos.
• Información de terceros que acceden a la institución (proveedores, visitantes, contratistas), limitada a su identificación y propósito de ingreso.

Conservación: Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas, garantizando su trazabilidad conforme a los principios de proporcionalidad y minimización establecidos por la LOPDP. En el caso de registros de ingreso, bitácoras y videovigilancia, su conservación será conforme a los protocolos internos de seguridad y normativa técnica aplicable (generalmente entre 30 y 90 días), salvo requerimiento legal o auditoría.