La comunicación eficiente es un elemento clave para el correcto funcionamiento de los servicios institucionales. Con el objetivo de mejorar la atención telefónica, se realizó la actualización del sistema IVR telefónico institucional. Incorporando un menú interactivo que permite direccionar las llamadas según la sede requerida.
Esta mejora permite que, al momento de comunicarse, los usuarios puedan seleccionar la sede a la que desean contactar. Ya sea Quito o Manta, facilitando una atención más rápida y organizada. De esta manera, se optimiza el flujo de llamadas y se reduce el tiempo de espera para los usuarios.
Implementación del sistema IVR y enrutamiento de llamadas
Como parte de la actualización, se configuró un sistema IVR (respuesta de voz interactiva) que guía al usuario mediante un menú inicial. Este sistema solicita seleccionar la sede con la que se desea establecer contacto,
permitiendo dirigir la llamada de manera automática al destino correspondiente.
Una vez realizada la selección, el sistema enruta la llamada hacia el IVR específico de la sede elegida, ya sea Quito o Manta, Donde el usuario puede continuar con el proceso de atención según sus necesidades. Esta integración permite una distribución más ordenada de las llamadas entrantes.
La implementación del IVR facilita la gestión del sistema telefónico, evitando congestiones y mejorando la organización de la comunicación institucional. La actualización del sistema telefónico permite ofrecer una atención más ágil y estructurada. Asimismo, reduciendo la necesidad de transferencias manuales y tiempos de espera innecesarios. Los usuarios pueden acceder directamente al área correspondiente según la sede seleccionada.
Además, este sistema mejora la experiencia del usuario al brindar una interacción más clara desde el inicio de la llamada, orientando de manera efectiva a quienes se comunican con la institución.
La automatización del proceso de direccionamiento contribuye a una gestión más eficiente de los recursos y mejora la calidad del servicio brindado. Una vez implementado el sistema, se realizaron pruebas para verificar el correcto funcionamiento del IVR y el enrutamiento de llamadas entre las sedes. Estas pruebas permitieron asegurar que la selección de opciones dirija adecuadamente a los usuarios.
La validación del sistema garantiza que las llamadas se gestionen de forma correcta y que el servicio esté disponible de manera continua para la comunidad educativa y el público en general.
Conclusión
Para finalizar, el enrutamiento inteligente de llamadas contribuye a una atención más organizada, reduciendo tiempos de espera y mejorando la experiencia de los usuarios. Esto fortalece la comunicación institucional y permite ofrecer un servicio más ágil y confiable.
Con esta implementación, el ITSQMET continúa integrando soluciones tecnológicas que mejoran la atención y optimizan la interacción con la comunidad educativa.
